Việc tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, một kế hoạch hoàn hảo và rất nhiều yếu tố quan trọng khác. Tuy nhiên, có rất nhiều sai lầm mà người phụ trách chương trình thường gặp phải, đặc biệt là lính mới khiến chất lượng chương trình bị ảnh hưởng và thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Kiểm tra thời gian – tại sao?
Có một lưu ý hết sức quan trọng mà bạn cần chú ý trước khi lên lịch để tổ chức chương trình, sự kiện đó chính là kiểm tra thời gian. Bạn cần chắc chắn rằng thời gian diễn ra chương trình không trùng với bất cứ ngày nghỉ, dịp nghỉ lễ nào – trừ khi sự kiện của bạn hướng đến thời điểm này. Cần lựa chọn kỹ thời gian tổ chức sự kiện Ngoài ra, bạn cũng cần khéo léo chọn khoảng thời gian tổ chức sự kiện không trùng với các sự kiện nổi bật trong nước, quốc tế, đặc biệt là những sự kiện thể thao nổi tiếng trên toàn thế giới. Điều này hết sức quan trọng nếu sự kiện của bạn hướng đến đối tượng là nam giới hay những người yêu thích thể thao. Công việc đơn giản này đôi khi lại ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ thu hút công chúng tham gia chương trình. Lời khuyên dành cho bạn đừng chủ quan, hãy check lịch ngay!
Những hợp đồng khó hiểu
Có rất nhiều nhân viên tổ chức sự kiện, đặc biệt là những người thiếu kinh nghiệm đó là ký những bản hợp đồng…không có giá trị pháp lý. Đã có trường hợp phải ra tòa vì tới ngày tổ chức sự kiện, đơn vị cung cấp địa điểm lại không đáp ứng được đúng yêu cầu theo kế hoạch. Nguyên nhân là bởi trong bản hợp đồng thỏa thuận về địa điểm trước đó sử dụng những cụm từ không rõ nghĩa, chung chung và thiếu tính chặt chẽ khiến đơn vị cung cấp có thể dễ dàng thắng kiện. Còn công ty tổ chức sự kiện phải “ngậm ngùi” bồi thường cho khách hàng.
Không khảo sát điểm trước ngày diễn ra chương trình
Có rất nhiều nhân viên tổ chức sự kiện chủ quan việc khảo sát địa điểm tổ chức chương trình vì cho rằng chỉ cần nhìn hình ảnh, hỏi các thông tin liên quan như diện tích, các tiện ích…tại đó. Việc khảo sát địa điểm luôn là điều mà bất kì nhân viên tổ chức sự kiện nào cũng cần lưu ý Và yên tâm và đợi chờ tới ngày diễn ra chương trình để set up mọi việc.
Bạn không nắm được các thông tin như việc di chuyển tới địa điểm ra sao, không gian thực tại đó như thế nào…chính là sai lầm ngớ ngẩn nhất trong tổ chức sự kiện.
Coi nhẹ việc truyền thông trước sự kiện
Điều này hết sức quan trọng trong việc thu hút người tới tham gia sự kiện của bạn. Thông thường, việc truyền thông tới các đối tượng công chúng liên quan cần được tiến hành trước ít nhất là 2 tuần hoặc 1 tháng. Ngoài ra, cũng cần lưu ý những thông tin gửi tới công chúng cần được đầy đủ, chính xác, rõ ràng: thời gian, địa điểm, chủ đề, những quyền lợi dành cho khách tham gia chương trình…
Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê bàn ghế,cho thuê âm thanh event....
