Viết kịch bản tổ chức sự kiện luôn là việc quan trọng và đầu tiên cần phải hoàn thiện trước khi gửi cho khách hàng cũng như nhà cung cấp những thông tin về chương trình mà bạn hay công ty của mình định tổ chức.
Thông thường, ngoài việc có đầy đủ các thông tin cơ bản về loại hình, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện thì kịch bản sự kiện còn đảm bảo có các yếu tố quan trọng khác mà đôi khi người viết lại vô tình quên mất.
Chính vì vậy, những lưu ý sau đây là cơ sở giúp bạn có thể hoàn thiện kịch bản của mình một cách kỹ lưỡng, đầy đủ, chính xác, không vượt quá ngân sách, nguồn nhân lực… và khiến khách hàng của bạn hài lòng.
* Công ty bạn là ai?
Để khách hàng có thể tin tưởng và toàn tâm toàn ý để công ty bạn đảm nhận việc tổ chức sự kiện cho họ thì bạn cần cho họ biết tổ chức của bạn có thể làm được gì. Điều này thể hiện qua hồ sơ năng lực công ty.
* Công ty bạn có thực sự để đảm nhận tổ chức sự kiện này
Dù là một công ty lớn, nhỏ, mới thành lập hay đã có nhiều năm kinh nghiệm, bạn cũng cần trình bày đẩy đủ các thông tin cần thiết về những hạng mục, công việc mà đơn vị của bạn đã làm, có thể làm và chất lượng của chúng ra sao. Khi khách hàng có cơ sở thông tin, đủ để họ đánh giá và tin tưởng thì chắc chắn công ty bạn sẽ được lựa chọn.
Ngoài ra, thông tin từ hồ sơ công ty của bạn cũng giúp khách hàng có thể dự trù cũng như cung cấp được các giải pháp thích hợp để đáp ứng được nhu cầu, khả năng và phối hợp tốt nhất với đơn vị của bạn.
* Những thông tin chi tiết về việc tổ chức sự kiện
Sau khi đã hoàn thiện kịch bản tổ chức sự kiện, đọc lại vài lần và bạn vẫn không thấy có vấn đề hoặc thiếu sót gì, hãy gấp lại và cất nó sang một bên. Bạn có thể nghỉ ngơi một lúc, làm các công việc khác và quay lại xem trong vòng 3-5 tiếng sau.
Hãy chắc chắn rằng kịch bản tổ chức sự kiện đã có đầy đủ thông tin cần thiết
Khi đó, bạn hãy đặt mình với tư cách là khách hàng xem có thể phát hiện ra những khoảng trống, thông tin thiếu sót khác hay không, mục tiêu của sự kiện đưa ra bạn đã đáp ứng chính xác chưa, ý tưởng của bạn có thực sự nổi bật và khác biệt, có thể dễ dàng thuyết phục khách hàng hay không. Tiếp tục tìm kiếm và bổ sung, chắc chắn bạn sẽ có một kịch bản hoàn chỉnh và hấp dẫn. Lùi lại, lặng và chắc chắn bạn sẽ phát hiện ra những “lỗ hổng” khi tổ chức sự kiện. Cẩn thận, tỉ mỉ đến từng chi tiết, thông tin dù là nhỏ nhất trong kịch bản sự kiện chưa bao giờ là việc khiến lãng phí thời gian của bạn!
Đơn vị tổ chức sự kiện Kết Nối Việt, chuyên thiết kế sân khấu, cho thuê bàn ghế tphcm,cho thuê ghế sự kiện.....