Nhận lại giấy phép tổ chức sự kiện khi nào
Một công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm luôn tính toán cẩn thận để loại trừ các ngày lễ tết, ngày cuối tuần vì nếu chương trình diễn ra đúng ngày Chủ nhật thì chắc chắn không thể có kịp giấy phép. Do đó, việc chú ý thời gian được nhận giấy phép rất quan trọng. Đặc biệt, khi chương trình diễn ra tại các trung tâm, địa điểm mang “hơi hướng chính trị” thì việc chờ đợi được cấp lại giấy phép chắc chắn sẽ lâu hơn những nơi khác.
Tính toán kỹ để có thời hạn nhận lại giấy phép hợp lý
* Xin giấy phép tại địa phương thì sao
Khi tổ chức sự kiện tại các tỉnh thì bạn cần lưu ý xin được cấp phép tại một tỉnh rồi nộp cho địa phương diễn ra chương trình của bạn để nhận công văn đồng ý chấp thuận tổ chức.
Thời gian xin giấy phép con tại các tỉnh thành cũng cần được hết sức lưu ý. Những chương trình như Gala, Festival…cần có đề án tổ chức cùng công văn của UBND Tỉnh đó để trình lên cơ quan cấp phép.
Thông thường sẽ gồm có Ban tổ chức, cơ quan chỉ đạo, tổ chức thực hiện, kế hoạch truyền thông, nội dung sự kiện, tiến độ thực hiện chương trình, kế hoạch tài trợ…Ngoài ra, cần lưu ý tùy từng nơi sẽ có những quy định riêng để phù hợp với phong tục tập quán, văn hóa của họ. Bạn có thể làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương đó để hiểu rõ hơn về việc này.
Nắm rõ các thủ tục giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức
* Những sự hỗ trợ cần thiết khác
Bạn nên lường trước những rủi ro liên quan tới an tinh trật tự sẽ diễn ra khi tổ chức sự kiện. Do đó, bạn nên gửi công văn để thông báo cho chính quyền phường xã – nơi diễn ra chương trình để họ biết và có những hỗ trợ kịp thời khi có các sự việc không hay xảy ra. Đã có những trường hợp khi sự kiện đang diễn ra khiến mất an ninh trật tự, kẹt xe, ắc tách giao thông khiến cơ quan chức năng buộc phải tịch thu các phương tiện tổ chức, chương trình bị hủy bỏ và đền bù thiệt hại khá nặng cho khách hàng.
Ngoài ra, không nên tuyệt đối tin tưởng vào lời hứa của bất cứ tổ chức, đơn vị vào về việc xin giúp giấy phép tổ chức, bảo lãnh cho sự kiện của bạn và tự tin tổ chức chương trình khi giấy phép chưa được cấp. Bạn nên chủ động và sát sao, tránh trường hợp chương trình bị hủy bỏ vì bị cơ quan chức năng bất ngờ kiểm tra và không có giấy phép tổ chức sự kiện.
Để đạt được hiệu quả tốt nhất khi xử lý các vấn đề pháp lý liên quan tới tổ chức sự kiện, bạn cần bình tĩnh, cẩn thận để tránh những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra.
Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê bàn ghế,cho thuê âm thanh event...