Trong mỗi sự kiện, một yếu tố không thể thiếu đó là PG của sự kiện, tuy nhiên việc quản lý PG sao cho tốt và hiệu quả thì không phải bất kỳ công ty tổ chức sự kiện nào cũng có kinh nghiệm và nắm bắt tốt được thời gian và quản lý PG.
PG – Lễ tân luôn hình ảnh và là cánh cửa đầu tiên khi khách quan tham dự bước vào một sự kiện, do đó công việc của PG là một trong những khâu quan trọng cần chú ý trong tổ chức sự kiện. Người làm tổ chức sự kiện phải luôn dự liệu được những tình huống có thể xảy ra để có phương án thay thế lúc cần thiết, đảm bảo tiến độ của sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
1- Training – Huấn luyện kỹ năng: nhân sự làm lễ tân (PG) hầu như là nhân sự bán thời gian, sự luân phiên thay đổi luôn diễn ra và không cố định nhân sự, người mới sẽ luôn xuất hiện trong các sự kiện của bạn và điều này nếu không được cân nhắc tới sẽ làm ảnh hưởng nhiều đến sự kiện của công ty bạn tổ chức, và làm cho sự kiện không thể thành công như mong muốn. Do đó, vấn đề huấn luyện nhân sự trước ngày diễn ra sự kiện là một điều không thể thiếu. Hơn nữa, với các bạn PG đã từng làm và có kinh nghiệm cũng không hẳn là thừa, vì việc huấn luyện trước sự kiện này sẽ nhấn mạnh vào vai trò và trách nhiệm của các bạn trong quá trình làm việc, đảm bảo tính kỷ luật luôn được tuân thủ.
2- Số lượng PG: Việc thuê nhân viên PG nhiều hơn số lượng dự kiến 1-2 người là một điều rất cần thiết và luôn được quan tâm và tuỳ theo chương trình và quy mô sự kiện mà dự tính số lượng PG dự bị. Chính sự chủ động trên sẽ giúp bạn đứng vững trước mọi vấn đề như :
4- Đồng phục PG: Luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng đồng phục PG trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị lỗi như: hư dây kéo, sút chỉ, mất nút, áo bị lủng, dính bẩn…..
Bạn nên cho PG thử trước đồng phục (nếu là đồng phục với chất liệu ít co dãn, khó mặc) để đảm bảo không bị chênh lệch nhiều quá so với PG, và nếu cần có thể sửa để vừa với từng người
Luôn đem theo hộp dụng cụ: kim, chỉ, kéo… sẽ rất hữu ích khi có sự cố xảy ra và cần đến chúng.
Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê âm thanh, cho thuê bàn ghế, cho thuê âm thanh event.
PG – Lễ tân luôn hình ảnh và là cánh cửa đầu tiên khi khách quan tham dự bước vào một sự kiện, do đó công việc của PG là một trong những khâu quan trọng cần chú ý trong tổ chức sự kiện. Người làm tổ chức sự kiện phải luôn dự liệu được những tình huống có thể xảy ra để có phương án thay thế lúc cần thiết, đảm bảo tiến độ của sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
1- Training – Huấn luyện kỹ năng: nhân sự làm lễ tân (PG) hầu như là nhân sự bán thời gian, sự luân phiên thay đổi luôn diễn ra và không cố định nhân sự, người mới sẽ luôn xuất hiện trong các sự kiện của bạn và điều này nếu không được cân nhắc tới sẽ làm ảnh hưởng nhiều đến sự kiện của công ty bạn tổ chức, và làm cho sự kiện không thể thành công như mong muốn. Do đó, vấn đề huấn luyện nhân sự trước ngày diễn ra sự kiện là một điều không thể thiếu. Hơn nữa, với các bạn PG đã từng làm và có kinh nghiệm cũng không hẳn là thừa, vì việc huấn luyện trước sự kiện này sẽ nhấn mạnh vào vai trò và trách nhiệm của các bạn trong quá trình làm việc, đảm bảo tính kỷ luật luôn được tuân thủ.
2- Số lượng PG: Việc thuê nhân viên PG nhiều hơn số lượng dự kiến 1-2 người là một điều rất cần thiết và luôn được quan tâm và tuỳ theo chương trình và quy mô sự kiện mà dự tính số lượng PG dự bị. Chính sự chủ động trên sẽ giúp bạn đứng vững trước mọi vấn đề như :
- Kẹt xe, hư xe, lạc đường…
- PG xin nghỉ đột xuất ngay trước khi diễn ra chương trình (nếu không dự bị bạn sẽ không kịp trở tay)
- Trong quá trình làm việc PG bị mệt, xỉu, say nắng, trúng gió……
- Các sự cố liên quan đến trang phục, lý do tế nhị…..
- Và rất nhiều các sự cố không tên khác
4- Đồng phục PG: Luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng đồng phục PG trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị lỗi như: hư dây kéo, sút chỉ, mất nút, áo bị lủng, dính bẩn…..
Bạn nên cho PG thử trước đồng phục (nếu là đồng phục với chất liệu ít co dãn, khó mặc) để đảm bảo không bị chênh lệch nhiều quá so với PG, và nếu cần có thể sửa để vừa với từng người
Luôn đem theo hộp dụng cụ: kim, chỉ, kéo… sẽ rất hữu ích khi có sự cố xảy ra và cần đến chúng.
Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê âm thanh, cho thuê bàn ghế, cho thuê âm thanh event.