Phát Hoàng Gia
Junior Member
[FONT="]Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện rất nhiều và áp lực, sẽ có lúc những việc cần giải quyết chất chồng đến nỗi não bộ của bạn hoạt động với công suất tối đa. Nếu không biết cách sắp xếp công việc và quản lý thời gian hợp lý, bạn sẽ bị ngập đầu trong núi công việc hàng ngày. Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và lên một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả, đó chính là bí quyết để một event planner thành công.[/FONT][h=2]Xác định mục tiêu sự kiện[/h][FONT="]Xác định mục tiêu của sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Chẳng hạn nếu đây là một chương trình tri ân khách hàng thì mục tiêu chính là mang đến cho khách hàng những cảm nhận tốt về buổi tiệc công ty đang tổ chức, mục tiêu phụ có thể là giới thiệu một sản phẩm sắp tung ra thị trường trong thời gian tới.[/FONT][FONT="] [/FONT]
[FONT="]
[/FONT][FONT="] [/FONT]
[h=2]Phân tích mức độ quan trọng của công việc để giải quyết[/h][FONT="]Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Tổ chức sự kiện cho công ty, bạn không thể kiếm supplier cho thuê âm thanh ánh sáng trước khi quyết định được địa điểm tổ chức. Như vậy, liệu công ty tổ chức sự kiện có thể tứ vấn cho bạn một cách hợp lý nhất?[/FONT][h=2]Tự làm hay chuyển giao cho người khác[/h][FONT="]Bạn tự tin một mình có thể đảm nhận tất cả mọi công việc trong sự kiện sắp tổ chức? Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn. Tốt nhất mỗi người nên đảm nhận công việc mình cảm thấy có khả năng và trọng trách giải quyết phù hợp. Trong quá trình tổ chức một sự kiện, sắp xếp nhân sự tốt cũng là một phần để giúp event thành công.[/FONT][FONT="] [/FONT]
[FONT="]
[/FONT][FONT="] [/FONT]
[h=2]Không cho phép sự lãng phí thời gian[/h][FONT="]Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường. Dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc sẽ tập cho bạn thói quen làm việc khoa học về lâu về dài và vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.[/FONT][FONT="] [/FONT]
[FONT="]
[/FONT][FONT="] [/FONT]
[h=2]Có kế hoạch giải quyết những việc phát sinh bất ngờ[/h][FONT="]Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết một số công việc như khảo sát địa điểm để tìm phương án thiết kế màn hình led, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như là khách hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ, bạn lại phải dành thời gian cho nó và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch. Việc phát sinh các công việc ngoài dự định là việc hết sức bình thường, nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi: Mức độ ưu tiên của công việc đó như thế nào, có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác, nếu dời vào lúc khác thì có ảnh hưởng gì không…[/FONT][h=2]Timeline – không bao giờ là dư thừa[/h][FONT="]Một timeline hoàn chỉnh và có hiệu quả sẽ giúp tiến độ công việc diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng người thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một dự án. Timeline không chỉ là một bàn danh sách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê những công việc chủ yếu, thời gian thực hiện được miêu tả một cách cụ thể và dễ dàng nắm bắt. Nhiều Event planner thường có tính ngần ngừ chờ đến gần deadline mới thực hiện công việc được phân công, vì vậy gây ra kết quả làm ẩu vì không có thời gian hoặc thậm chí là trễ tiến độ. Hãy dành ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao.[/FONT][FONT="]Tóm lại, quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta cải thiện vấn đề tích cực hơn, đặc biệt là trong nghề tổ chức sự kiện khi mà mức độ chính xác và hiệu quả làm việc nằm ở một vị trí hết sức quan trọng. Hãy rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian và công việc để trở thành một Event planner xuất sắc!!![/FONT]